Hoe je nieuwe medewerkers op afstand inwerkt in vijf duidelijke stappen

De ongekende wereldwijde gezondheidscrisis heeft reeds verstrekkende gevolgen in het hele wervingsproces – en een van deze belangrijke gebieden is het inwerken van nieuw personeel. Sinds de uitbraak van de crisis werkgevers worden medewerkers steeds vaker een nieuwe medewerker op afstand in te werken in plaats van face-to-face op kantoor of op de werkplek. Dit zal zo blijven totdat de overheid besluit tot afschaffing van de maatregelen ter beperking van sociale contacten en de thuiswerkregel.

Het is duidelijk dat dit voor beide partijen een uitdaging vormt, maar wij kunnen je daarbij helpen. Hier volgen vijf duidelijke stappen om een nieuwe medewerker op afstand in te werken.

Stap één – Stuur een planning voor de eerste paar weken

Deze stap wordt soms overgeslagen, maar is belangrijk als je iemand op afstand gaat inwerken. Het komt allemaal neer op één belangrijke vraag: Wat wil je dat je nieuwe medewerker op zijn/haar eerste dag doet? Een week of twee voor de eerste werkdag moet er een welkomst-email worden gestuurd naar de nieuwe medewerker om juist dit te vragen. Deze e-mail moet de planning voor de eerste paar weken bevatten. Maak een planning van maandag tot vrijdag voor de eerste week, bijvoorbeeld in een dagboekvorm, waarbij elke dag wordt opgesplitst en gestructureerd in ochtend- en middagtaken. Dit geeft de medewerker duidelijkheid over wat hij/zij kan verwachten zodra de werkdag begint.

In de e-mail moet ook informatie worden gegeven over de belangrijkste contactpersoon, de lijnmanager van de medewerker en de verantwoordelijk HR-medewerker, voor het geval de nieuwe medewerker belangrijke vragen heeft. Stuur het bedrijfshandboek of links naar video's en belangrijke onderdelen van het bedrijf die verband houden met de rol van de medewerker. Leid ze tevens door je digitale leerplatform, als je over een dergelijk platform beschikt. En koppel de nieuwe medewerker, indien mogelijk, aan een werkmaatje of mentor, die ondersteuning kan bieden in de eerste stadia van hun carrière. Mentoren kunnen niet alleen een schat aan kennis bieden, maar ook een sleutelrol spelen bij het helpen bevorderen van de persoonlijke en professionele groei van de nieuwe medewerker. Werkmaatjes kunnen nieuwe medewerkers helpen hun weg te vinden in de nieuwe omgeving en staan altijd paraat om te helpen bij het beantwoorden van kleine, dagelijkse vragen. Al deze tips dragen ertoe bij dat nieuwe medewerkers bekend raken met de bedrijfscultuur, visie en waarden.

Stap twee – Regel de technische zaken in

Zodra het inwerken van je nieuwe werknemer is afgerond, moet je ervoor zorgen dat aan alle technische vereisten is voldaan om op afstand te werken. Ga je hen voorzien van een laptop en telefoon van het werk of moeten ze daar zelf voor zorgen? Het is belangrijk om vanaf het begin duidelijk te zijn over dit soort details. Je moet ook controleren of ze een geschikte werkruimte hebben en toegang hebben tot een betrouwbare internetverbinding. Geef ze, indien mogelijk, toegang tot een team of een individu dat/die hen tijdens de eerste fase van het inwerkproces specifieke ondersteuning kan bieden. Dit kan worden georganiseerd in de vorm van een reeks vergaderingen of in de vorm van een speciaal online portaal. Ten slotte is de bedrijfsveiligheid essentieel, dus zorg ervoor dat de nieuwe medewerker op de hoogte is van het IT-beleid en zich aanmeldt via een beveiligd VPN-netwerk.

Stap drie – Zet duidelijke communicatielijnen op

Sommige nieuwe medewerkers werken misschien alleen i en voelen zich afgezonderd als er niet regelmatig wordt gecommuniceerd. Dit is des te belangrijker omdat ze veel van hun collega's nog niet persoonlijk hebben ontmoet, behalve misschien tijdens de  sollicitatieprocedure. Daarom is het van essentieel belang om tijdens de eerste paar dagen een reeks videogesprekken te organiseren met belangrijke mensen in het bedrijf, omdat face-to-face gesprekken via het beeldscherm het gevoel van isolement verminderen en vertrouwen scheppen. 

Er is een scala aan goede programma´s die voor dit doel kunnen worden gebruikt, zoals Microsoft Teams, Zoom en Skype. Hierdoor krijgt de nieuwe medewerker een beter inzicht in hoe zijn functie past in de bredere bedrijfsstrategie en helpt hem sterkere relaties op te bouwen. Wees inclusief en organiseer een virtuele vergadering waarin de nieuwe medewerker in het team wordt verwelkomd binnen een groepsomgeving, en laat hem weten dat zijn mentor/werkmaatje standby staat om hulp te bieden als dat nodig is.

Stap vier – Plan regelmatige check-ins (contactmomenten) in

Het is een goede gewoonte om regelmatig contact te zoeken met een nieuwe medewerker, maar dit is nog belangrijker als iemand op afstand moet worden ingewerkt. Het kan goed zijn dat dit nog frequenter moet gebeuren dan wanneer je iemand op een fysieke locatie inwerkt onder aanwezigheid van andere teamleden. Het is belangrijk om een evenwicht te vinden tussen het creëren van duidelijke communicatielijnen en iemand het gevoel alsof ze strak worden gehouden, zelfs op afstand. In de eerste paar weken is één contactmoment per dag een must, maar dit kan in de weken daarna worden verminderd, vooral naarmate je nieuwe werknemer zijn collega's beter leert kennen en er aanvullende communicatielijnen over projecten en prioriteiten worden geopend. 

Vul je videogesprekken of telefoongesprekken aan met duidelijke acties via e-mail – dit geeft je ook iets om naar terug te verwijzen tijdens je volgende contactmoment. Het is ook belangrijk dat de inwerkperiode gevarieerd is. Zo zijn eindeloze compliance-trainingen niet bijzonder motiverend! Zorg ervoor dat de waarden van je organisatie voor je werknemers centraal staat in je training, en doe je best om het belang ervan over te brengen en relevant te maken voor het individu.

Stap vijf – Geef feedback op de prestaties

Hoewel dit een unieke situatie betreft, vervult de proefperiode nog steeds dezelfde functie, namelijk om beide partijen de mogelijkheid geven om te besluiten of de functie passend is en te beoordelen of de nieuwe medewerker aan de verwachtingen voldoet. Tegelijjkertijd zul je bepaalde verwachtingen moeten temperen of rekening moet houden met bepaalde elementen van de functie, gezien de ongebruikelijke thuiswerksituatie en het feit dat training of begeleiding moeilijker is te geven op afstand. Het is ook een goed idee om feedback te vragen aan je nieuwe medewerker over het inwerkprogramma – je kunt vervolgens alle leerpunten weer in het proces verwerken en benutten bij het inwerken van je volgende nieuwe medewerker.

Het is belangrijk om voortdurend coaching, persoonlijke ondersteuning en begeleiding te bieden in deze onzekere tijden. Als je over een beproefde online leerfaciliteit en een trainingsprogramma beschikt, vergeet dan niet het belang van menselijk contact. De Learning and Development (L&D)-teams moeten regelmatig contact opnemen met de nieuwe medewerker, sessies organiseren en de voortgang controleren. Het is bewezen dat nieuwe starters veel sneller vooruitgang boeken met een uitgebreid L&D-programma dan degenen die het zonder een ondersteunende omgeving moeten stellen. Een L&D-programma draagt ertoe bij dat nieuwe medewerkers zich op hun plek voelen.

Als je toptalent wilt werven, neem dan vandaag nog contact op met een van onze gespecialiseerde recruitment consultants voor een vertrouwelijk gesprek.