Hoe schrijf je een ontslagbrief? We geven je onze beste voorbeelden en tips voor 2024

Denk je eraan om je ontslag in te dienen? Je bent niet de enige.

Thuiswerk wordt steeds populairder en werknemers willen graag meer flexibiliteit. Miljoenen Europeanen zijn serieus beginnen na te denken over hun carrière, wat geleid heeft tot een beweging die 'The Big Quit' wordt genoemd, de Grote Ontslaggolf.

Maar net zoals bij een romantische relatie is het niet altijd even gemakkelijk om er een punt achter te zetten. Daarom zijn tact en respect zo belangrijk. En er is geen betere manier om dat te bereiken dan met een goed opgestelde ontslagbrief.

In deze gids vertellen we je alles wat je moet weten over de aankondiging van je ontslag: van je opzegtermijn tot wat je best in je brief opneemt. En om het je nog makkelijker te maken, kun je onze beste 5 voorbeelden van ontslagbrieven gemakkelijk kopiëren en plakken.

Je ontslag aankondigen: hoe doe je dat?

Misschien heb je een beter aanbod gekregen van een andere werkgever. Of misschien wil je graag meer flexibiliteit . Of misschien vind je dat het nu gewoon het juiste moment is voor de volgende stap in je carrière. Er zijn echter enkele valkuilen die je best vermijdt bij de aankondiging van je ontslag.

Als je de goede sfeer wilt bewaren, kondig je je ontslag best niet aan via sms of een whatsappberichtje. Ook is het geen goed idee om tijdens de lunch even tussen neus en lippen te vertellen dat je weggaat. Natuurlijk wil je je situatie bespreken voor je een beslissing neemt, maar vertel het nieuws zeker niet aan je andere teamleden voor je je manager gesproken hebt. Wil je toch echt eerst met je collega's praten, laat ze dan uitdrukkelijk weten dat ze discreet moeten blijven tot je je ontslag officieel hebt ingediend.

Dus, je ontslag aankondigen, hoe doe je dat precies? Als je een goede professionele band hebt met je directe manager, organiseer dan een gesprek om hem of haar over je beslissing te informeren. Overhandig je ontslagbrief zodat alles zwart op wit staat en bespreek waarom je het bedrijf wilt verlaten — weliswaar zonder onnodige details. Bedank je manager voor de kansen die je hebt gekregen en bespreek hoe je de overgang vlot kunt laten verlopen.

Zelfs als de verstandhouding niet langer goed is, is het nog altijd een goed idee om op professionele wijze ontslag te nemen. Lees de werknemersgids van je bedrijf om na te gaan of er bepaalde procedures moeten worden gevolgd. Beslis je om je ontslag via e-mail aan te kondigen, stuur je bericht dan naar je directe manager met een relevante medewerker van de personeelsdienst in cc.

Wat is je opzegtermijn?

Je hebt beslist om de sprong te wagen. Je kent de startdatum voor je nieuwe functie. Maar je weet nog niet precies hoelang je opzegtermijn is.

Controleer eerst je arbeidsovereenkomst. Dat is de overeenkomst die je met je werkgever bent aangegaan en het eerste wat je moet controleren om te achterhalen hoelang van tevoren je je ontslag moet aankondigen.

Vind je niets in de arbeidsovereenkomst, dan kun je de wettelijke opzegtermijn in jouw regio opzoeken. Hoewel een opzegtermijn mogelijk minder lang is voor tijdelijke contracten, moeten werknemers met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in Nederland doorgaans een opzegtermijn van 1 maand, plus de lopende maand respecteren.

Gewoonlijk is de vereiste opzegtermijn hetzelfde voor werknemers met een voltijds en een deeltijds contract. Controleer goed de formulering van je arbeidsovereenkomst en de eventuele relevante lokale arbeidswetgeving.

Als je een minder lange opzegtermijn zou willen, dan moet je met je werkgever tot een onderling akkoord komen. Leg je situatie uit en kijk of er ruimte is om je laatste werkdag te vervroegen. Soms kun je je resterende vakantiedagen gebruiken om je opzegtermijn te verkorten.

Hoe schrijf je een ontslagbrief?

Gebruik voor het schrijven van een ontslagbrief de gebruikelijke praktijken voor het schrijven van brieven en blijf professioneel en beleefd. Zelfs als je weggaat omdat je ontevreden bent, kun je die punten best bewaren voor je ontslaggesprek. Laat je niet agressief of negatief uit over het bedrijf of over je collega's.

Opdat je zeker niks belangrijks zou vergeten, hebben we een checklist opgesteld van wat er in een ontslagbrief moet staan:

• De huidige datum en het adres van het bedrijf;
• Een duidelijke en directe verklaring van je intentie om ontslag te nemen;
• Een verwijzing naar je opzegtermijn en je voorgestelde laatste werkdag;
• Een aanbod om te helpen bij de overgang;
• Een beleefde dankbetuiging aan je werkgever voor de gekregen kansen.

Je wilt je huidige loopbaan immers met een positieve noot afsluiten. Een goed geschreven ontslagbrief is niet alleen een formaliteit, maar geeft ook een blijvende indruk van de professionele manier waarop je met deze situatie omgaat.

5 voorbeelden van ontslagbrieven

Meestal volstaat een standaard, professioneel klinkende ontslagbrief. Bekijk de voorbeelden en kies het voorbeeld dat het best past bij jouw situatie. Vervolgens kun je je persoonlijke gegevens in de brief opnemen en dan ben je klaar voor een soepele overgang.

We geven je een reeks duidelijke en beknopte voorbeelden van ontslagbrieven om de druk van de ketel te halen. Aarzel niet om elke ontslagbrief te bewerken en aan te passen aan jouw persoonlijke situatie.

1) Standaardvoorbeeld van een ontslagbrief voor alle situaties

Geachte [naam manager],

Via deze brief wil ik officieel mijn ontslag indienen uit mijn functie van [functie] bij [naam bedrijf]. Volgens mij opzegtermijn valt mijn laatste werkdag op [datum van de laatste werkdag].

Ik wil u graag bedanken voor de kans die ik heb gekregen om mijn functie de afgelopen [termijn van het dienstverband] uit te oefenen. Ik heb in die periode veel geleerd en ik heb met plezier samengewerkt met mijn collega's. Ik beschouw mijn dienstverband hier als een waardevol onderdeel van mijn professionele leven en veel van wat ik geleerd heb zal vast ook in mijn latere carrière van pas komen.

Tijdens de komende [opzegtermijn in weken] zal ik alles in het werk stellen om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. U kunt volledig op mij rekenen, en ik zorg ervoor dat mijn collega's of mijn vervanger zich over mijn taken zullen kunnen ontfermen. Ik blijf steeds beschikbaar als ik verder nog ergens bij kan helpen.

Met vriendelijke groeten,

[Jouw naam]

2) Voorbeeld van ontslagbrief voor wie hogerop wil op de carrièreladder

Geachte [naam manager],

Met dit schrijven wil ik formeel mijn ontslag indienen uit mijn functie van [functie] bij [naam bedrijf]. Volgens mij opzegtermijn valt mijn laatste werkdag op [datum van de laatste werkdag].

Na zorgvuldig beraad heb ik beslist om ontslag te nemen uit mijn functie bij [naam bedrijf] om een richting uit te gaan die nauwer aanleunt bij mijn professionele ambities.

Ik ben dankbaar voor de geboden kansen en de ervaring die ik tijdens mijn dienstverband bij [naam bedrijf] heb opgedaan. Ik heb in mijn functie waardevolle vaardigheden geleerd, die me in mijn verdere professionele loopbaan ongetwijfeld van pas zullen komen.

In de komende weken voor [einddatum] zal ik uiterste inspanningen leveren om de overgang soepel te laten verlopen.

Met vriendelijke groeten,

[Jouw naam]

3) Ontslagbrief om persoonlijke redenen

Geachte [naam manager],

Met dit schrijven laat ik u weten dat ik ontslag neem uit mijn functie van [functie] bij [naam bedrijf]. Volgens mij opzegtermijn valt mijn laatste werkdag op [datum van de laatste werkdag].

Ik heb besloten om ontslag te nemen wegens persoonlijke redenen die mijn onmiddellijke aandacht vereisen. Ik ben blij om de kansen en de ervaringen die ik tijdens mijn werk bij [naam bedrijf] heb opgedaan, en ik ben dankbaar voor de steun en de begeleiding die ik van mijn collega's en mijn oversten heb gekregen.

Ik zal ervoor zorgen dat de overdracht van mijn verantwoordelijkheden tijdens mijn opzegtermijn soepel verloopt, en als u tijdens deze periode vragen hebt of zaken wilt bespreken, ben ik daar uiteraard toe bereid.

Bedankt voor uw begrip en bedankt voor de steun die ik van u heb gekregen tijdens mijn dienstverband bij [naam bedrijf]. Ik wens het bedrijf ook in de toekomst alle succes.

Met vriendelijke groeten,

[Jouw naam]

4) Voorbeeld ontslagbrief met opzegtermijn

Geachte [naam manager],

Met dit schrijven laat ik u weten dat ik besloten heb om vanaf [datum] ontslag te nemen bij [naam bedrijf]. Ik begrijp dat het enige tijd in beslag neemt om een nieuwe persoon wegwijs te maken in de functie van [functie], en daarom wil ik een voldoende lange opzegtermijn voorzien.

Tijdens mijn periode bij [naam bedrijf] heb ik veel geleerd en ben ik professioneel gegroeid. Ik wil u graag bedanken voor uw begeleiding en uw steun tijdens mijn dienstverband.

U mag altijd contact met mij opnemen als u vragen hebt over de projecten waar ik op dit moment aan werk. Ik help u graag om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Ik wens u en het bedrijf in de toekomst alle succes.

Met vriendelijke groeten,

[Jouw naam]

5) Voorbeeld ontslagbrief voor een functie die niet goed bij je past

Geachte [naam manager],

Met dit schrijven wil ik formeel mijn ontslag indienen uit mijn functie van [functie] bij [naam bedrijf]. Mijn laatste werkdag bij het bedrijf valt op [datum].

Tijdens mijn periode bij [naam bedrijf] ben ik erachter gekomen dat de invulling van de functie echter niet helemaal is wat ik had verwacht. Ik zou dan ook graag andere kansen willen gaan verkennen.

Bedankt voor uw begrip. Ik ben dankbaar voor alle steun en begeleiding die ik tijdens mijn baan bij het bedrijf heb gekregen.

Ik zal er uiteraard alles aan doen om de overgangsperiode in de komende [opzegtermijn in weken] soepel te laten verlopen.

Met vriendelijke groeten,

[Jouw naam]

En wat nu?

Je ontslagbrief indienen is slechts één stap in jouw parcours van professionele ontwikkeling. Om de overgang naar een nieuwe functie zo soepel mogelijk te laten verlopen, kun je onze korte gids raadplegen.

Wil je verder zoeken naar nieuwe vacatures in jouw sector? Gebruik onze zoekfunctie voor vacatures en solliciteer vandaag nog voor jouw volgende functie.